Calendario para organizar las fiestas patronales paso a paso

Unas buenas fiestas patronales se empiezan a preparar muchos meses antes. Los artistas más demandados cierran sus fechas de verano en invierno y los trámites municipales llevan su tiempo. Este es un calendario orientativo para organizar la programación musical sin prisas.

Septiembre a diciembre: balance y presupuesto

• Haz balance de las fiestas que acaban de terminar: qué funcionó, qué público asistió y qué se echó en falta.
• Reserva la partida para la programación en el presupuesto municipal del año siguiente.
• Fija las fechas de las fiestas y empieza a pensar en el artista principal.

Enero y febrero: el programa y el artista principal

• Define el programa: orquestas para las verbenas, bandas tributo o grupos de versiones para los conciertos, un artista nacional como gran concierto y DJs para cerrar las noches.
• Pide propuestas y disponibilidad a la agencia con las fechas cerradas.
• Reserva primero el artista principal: es el que antes se queda sin fechas.

Marzo y abril: contratos y expediente

• Cierra el resto de actuaciones.
• Prepara el expediente de contratación con secretaría-intervención (te lo explicamos en nuestra guía para ayuntamientos).
• Pide y revisa el rider técnico de cada artista.

Mayo y junio: logística, permisos y difusión

• Coordina escenarios, sonido, iluminación, suministro eléctrico y horarios de montaje.
• Tramita permisos, cortes de calle, seguridad y, si la normativa autonómica lo exige, el plan de autoprotección.
• Prepara la gestión de derechos de autor del repertorio.
• Diseña el cartel y empieza la difusión en redes y medios locales.

La semana de las fiestas

• Confirma horarios, accesos y contactos con cada artista.
• Revisa camerinos, zona de carga y descarga y avituallamiento.
• Designa a una persona de referencia del ayuntamiento para cada noche.

En Producciones Doctor Morgan acompañamos a los ayuntamientos durante todo el proceso: propuesta de artistas, contratación, producción técnica y coordinación del día. Todos nuestros artistas se desplazan por toda España.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar a los artistas de las fiestas?

Para las fiestas de verano lo ideal es cerrar el artista principal entre enero y marzo, porque las fechas de julio, agosto y septiembre se ocupan pronto.

¿Qué hay que preparar después de contratar?

Revisar el rider técnico, coordinar horarios, permisos, seguridad, la gestión de derechos de autor y la difusión del programa.

¿Puede una agencia encargarse de todo el programa?

Sí. Una agencia puede proponer y contratar todas las actuaciones y coordinar la producción técnica de las fiestas.